Polityka prywatności

Zasady przetwarzania danych osobowych przez mediatora

1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest
Krzysztof Panek – mediator
, prowadzący działalność mediacyjną pod adresem:
Ogrodowa 11, Łabiszyn 89-210
.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail:
mediator.panek@gmail.com
, telefonicznie:
660 530 826
albo pisemnie na adres wskazany powyżej.
Mediator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych należy kontaktować się bezpośrednio z mediatorem.
2. Jakie dane mogą być przetwarzane?
Mediator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do przyjęcia sprawy, kontaktu ze stronami, przeprowadzenia mediacji, sporządzenia dokumentów mediacyjnych, zawarcia ugody, rozliczenia kosztów oraz wykonania obowiązków wynikających z prawa.
Mogą to być w szczególności: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, PESEL, NIP, dane pełnomocników, dane podmiotów gospodarczych, numer sprawy sądowej, informacje zawarte w dokumentach przekazanych przez strony, dane potrzebne do wystawienia rachunku lub faktury oraz dane objęte treścią ugody mediacyjnej.
W niektórych sprawach, na przykład rodzinnych, pracowniczych, odszkodowawczych lub dotyczących stanu zdrowia, mogą pojawić się dane szczególnej kategorii. Są one przetwarzane tylko wtedy, gdy jest to konieczne do prowadzenia mediacji, ustalenia treści ugody, wykonania obowiązków prawnych albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
3. Skąd mediator otrzymuje dane?
Dane mogą pochodzić bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od drugiej strony mediacji, od pełnomocnika, od sądu kierującego sprawę do mediacji albo z dokumentów przekazanych mediatorowi w związku ze sprawą.
Jeżeli mediacja odbywa się ze skierowania sądu, sąd pozostaje odrębnym administratorem danych przetwarzanych w aktach sądowych i systemach sądu. Mediator jest administratorem danych przetwarzanych przez siebie w celu organizacji i prowadzenia mediacji.
4. Cele i podstawy przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
a) udzielenia odpowiedzi na zapytanie, kontaktu i ustalenia możliwości przeprowadzenia mediacji;
b) zawarcia i wykonania umowy o mediację w przypadku mediacji prywatnej;
c) przeprowadzenia mediacji ze skierowania sądu, sporządzenia protokołu, przekazania dokumentów do sądu i wykonania obowiązków mediatora;
d) przygotowania, omówienia i utrwalenia treści ugody mediacyjnej;
e) prowadzenia rozliczeń, wystawienia rachunku lub faktury oraz wykonania obowiązków podatkowych i księgowych;
f) zabezpieczenia dokumentacji mediacyjnej oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.
Podstawą przetwarzania danych jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest potrzebne do zawarcia lub wykonania umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy przetwarzanie wynika z obowiązku prawnego, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes mediatora, na przykład ochrona przed roszczeniami. RODO przewiduje te podstawy przetwarzania w art. 6 ust. 1.
Jeżeli w sprawie pojawią się szczególne kategorie danych, na przykład dane dotyczące zdrowia, przynależności związkowej, sytuacji rodzinnej lub innych wrażliwych okoliczności, mogą być one przetwarzane w zakresie dopuszczalnym przez art. 9 RODO, zwłaszcza gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
5. Poufność mediacji
Postępowanie mediacyjne jest poufne. Mediator, strony i inne osoby uczestniczące w mediacji są zobowiązane zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z mediacją, chyba że strony zwolnią je z tego obowiązku albo przepisy prawa stanowią inaczej.
Poufność mediacji oznacza również, że mediator nie udostępnia informacji ze sprawy osobom nieuprawnionym. Dane są wykorzystywane wyłącznie w celu prowadzenia mediacji i wykonania obowiązków związanych z jej zakończeniem.
6. Komu dane mogą być przekazywane?
Dane mogą być przekazywane tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do prowadzenia mediacji albo wymagane przez prawo.
Odbiorcami danych mogą być: strony mediacji, ich pełnomocnicy, sąd lub inny organ kierujący sprawę do mediacji, podmioty świadczące obsługę księgową, prawną, informatyczną, hostingową, pocztową lub kurierską, bank, ubezpieczyciel, a także organy publiczne uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
7. Jak długo dane są przechowywane?
Dane są przechowywane przez czas niezbędny do prowadzenia mediacji, rozliczenia sprawy i wykonania obowiązków prawnych. Po zakończeniu mediacji dane mogą być przechowywane przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, obrony praw mediatora albo wykonania obowiązków podatkowych i księgowych.
Dokumenty rozliczeniowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi. Dokumentacja mediacyjna jest przechowywana nie dłużej, niż jest to konieczne dla celów, dla których została zebrana.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, jeżeli pozwalają na to przepisy RODO.
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, zgodę można cofnąć w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Zakres tych praw może być ograniczony, jeżeli dalsze przetwarzanie danych jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego, prowadzenia dokumentacji mediacyjnej, rozliczenia sprawy albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. UODO wskazuje, że osobie, której dane dotyczą, przysługują m.in. prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.
9. Skarga do Prezesa UODO
Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. UODO wskazuje, że skargę może złożyć osoba fizyczna, której dane dotyczą, jeżeli uważa, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do kontaktu z mediatorem, oceny możliwości przeprowadzenia mediacji, udziału w mediacji, zawarcia ugody oraz rozliczenia kosztów. Brak podania danych może uniemożliwić przeprowadzenie mediacji lub wykonanie czynności wymaganych przez prawo.
11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Mediator co do zasady nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli korzystanie z określonych narzędzi informatycznych powodowałoby taki transfer, odbywa się on wyłącznie zgodnie z zasadami przewidzianymi w RODO.
12. Brak profilowania
Dane osobowe nie są wykorzystywane do profilowania ani do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą.
Data ostatniej aktualizacji:
22.07.2026 r.